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COMO PLANEJAR O PROGRAMA DE CALIBRAÇÃO DO SEU HOSPITAL - Por Guilherme Xavier





INTRODUÇÃO


Desde 1994 temos instituído pelo Ministério da Saúde, através da Portaria No 2043 a necessidade do Sistema de Garantia de Qualidade para os equipamentos médicos (referidos na portaria como “produtos correlatos”).

Para que os Hospitais possam evidenciar a conformidade de seus equipamentos é preciso apresentar os certificados de calibração dos mesmos, comprovando assim que há Sistema de Garantia de Qualidade, através do controle metrológico.

Este controle deverá conter:

  •  A relação dos equipamentos contemplados;
  •  Os parâmetros a serem calibrados;
  •  O cronograma das atividades de calibração;
  •  Os valores de aceitação para os parâmetros calibrados (limite máximo e mínimo).

Para cada equipamento calibrado, deverá ser emitido um certificado de calibração que deverá ser assinado pelo responsável técnico pela execução da calibração e assinado pelo responsável técnico do hospital, em geral o supervisor da Engenharia Clínica.


REQUISITOS – INVENTÁRIO E MANUTENÇÕES PREVENTIVAS

É básico dizer que, para qualquer planejamento de manutenção ou calibração, o hospital precisa antes ter seu inventário já bem implantado, ou seja, ter o levantamento e cadastro de todo parque de equipamentos preferencialmente com auxilio de um software de gestão.

Isto é importante para que se possa levantar com facilidade a quantidade de cada tipo de equipamento, sua localização (setor) e, ainda, quais deles estão com defeito ou funcionando parcialmente.

Quero frisar a importância desta informação ser verificada, pois é comum que os hospitais contratem serviços de calibração pela quantidade total de equipamentos de um dado tipo, sem verificar quais deles não estão funcionando.  E claro que isto não faz sentido pois um equipamento defeituoso não poderá ser calibrado.

Por este mesmo motivo, a nossa recomendação aqui na EquipaCare é de que a calibração seja realizada somente após as manutenções preventivas. Assim, possíveis problemas poderão ser sanados previamente.


DEFINIÇÃO DE QUAIS TIPOS DE EQUIPAMENTOS SERÃO CALIBRADOS 





Infelizmente, não há uma regulamentação que defina a obrigatoriedade e periodicidade da calibração dos equipamentos médicos. 

Apenas itens como esfigmomanômetros e balanças tem seu controle metrológico regulamentado pelo INMETRO. Além disso, a ANVISA fiscalizar de forma mais regular a gestão de qualidade dos equipamentos de bancos de sangue e laboratórios.

Então, uma boa forma de definir quais equipamentos médicos deverão estar contemplados no programa de calibração do hospital é o Método da Criticidade, que apresentamos no post “Como priorizar a manutenção pelo método da criticidade”.

Utilizando a análise da criticidade como critério de seleção, você estará dando a maior importância para a segurança do paciente e usuário, e ainda estará considerando o interesse estratégico da instituição.

Outra dica interessante é verificar se o equipamento que se pretende calibrar possui algum elemento indicador de escala de grandeza, quer seja display digital ou ponteiro analógico. Caso não possua, não é um equipamento passível de calibração.


DEFINIÇÃO DOS PARÂMETROS A SEREM CALIBRADOS






Após listar quais equipamentos estarão no programa de calibração, se faz necessário definir quais parâmetros, ou seja, quais grandezas metrológicas serão calibradas em cada equipamento.

Por que isto é fundamental? Vou repetir aqui um exemplo que demos no post “07 Dicas de como contratar calibração?”:

Imagine que um hospital precise calibrar 10 monitores de sinais vitais e esteja fazendo cotação desses serviços com duas diferentes empresas de calibração. A primeira empresa pode estar oferecendo calibração de apenas 03 parâmetros (temperatura, pressão e ECG), enquanto a segunda de 04 (temperatura, pressão, ECG e oximetria).

Portanto, para que a concorrência seja justa e equalizada, é importante que o contratante indique ao prestador de serviço quais parâmetros deseja calibrar para cada tipo de equipamento.

O ideal é que seja indicado para o laboratório de calibração contratado quais são os parâmetros principais do equipamento, ou seja, aqueles que são mais utilizados ou que impactam diretamente no tratamento ou diagnóstico.


ESPECIFICAÇÃO DAS FAIXAS A SEREM CALIBRADAS





Após as definições de quais equipamentos e quais os parâmetros serão calibrados, será preciso atentar para o planejamento das faixas de utilização (ranger).

Conforme já explicamos mais detalhadamente no post “07 Dicas de como contratar calibração?”, a faixa de utilização de um equipamento médico geralmente é bem menor do que a faixa total do equipamento.

Por exemplo, digamos que um equipamento tenha uma escala total de 20 à 200 unidades (metro, quilo, joule, etc), mas para a aplicação à que é destinado a sua faixa de utilização seja de apenas de 80 à 120. Logo, o que recomendamos é concentrar as medições da calibração somente em pontos que estejam na faixa de utilização.

Além disto, um mesmo equipamento pode ter faixas de utilização diferentes de acordo com sua aplicação. Segue um exemplo bastante comum:

Um ventilador Pulmonar possui mais de 10 parâmetros diferentes. Entretanto, alguns são considerados parâmetros principais (Pressão, Volume, Pressão residual (PEEP), Frequência, concentração de O2 e Tempo Inspiratório).  Para cada um desses parâmetros existem faixas que podem variar entre Neonatal, Infantil e adulto, além da condição do paciente, exemplo:




PERIODICIDADE E RESPONSABILIDADE DE CADA CALIBRAÇÃO


O próximo passo é estabelecer a periodicidade dos procedimentos de calibração. No entanto, não há uma formula que possa resolver todas as questões.

O melhor a se fazer é pedir para o setor de engenharia clínica consultar o fabricante de cada equipamento e verificar qual a sua recomendação. Mas na ausência de orientação do fabricante, os seguintes fatores podem ser considerados para determinar a periodicidade:

1.    Criticidade do equipamento
2.    Frequência de utilização
3.    Experiência do pessoal clínico e técnico
4.    Frequência de manutenção corretiva

Após estabelecer a periodicidade, é necessário definir quem será o responsável pela execução da calibração para cada tipo de equipamento, ou seja, quais procedimentos poderão ser absorvidos pelo setor de Engenharia Clínica e quais serão contratados de empresas especializadas.

Mas não é tão simples assim absorver os serviços de calibração.

Primeiro porque há uma série de normas a serem seguidas para a elaboração de cada procedimento e estas normas precisam ser adquiridas (consultar INMETRO e da NBR-ISO).

Segundo porque o hospital precisará ter em sua equipe de engenharia clínica profissional técnico qualificado e que disponha de tempo para se dedicar ao programa de calibração.

E, em terceiro lugar, porque muitas vezes não há viabilidade econômica de o Hospital absorver esses procedimentos. Vou dar um exemplo:

Digamos que um hospital pequeno, com somente 03 salas cirúrgicas, tenha 04 unidades eletrocirúrgicas  (bisturis elétricos).

Considerando que cada procedimento de calibração contratado de empresa especializada custa em média R$300,00 por aparelho, podemos dizer que este hospital está gastando até uns R$2.000,00 por ano, sendo R$1.200,00 + custos logísticos de deslocamento (arredondando para facilitar).

Caso este mesmo hospital queira absorver com sua engenharia clínica este procedimento, terá que investir em torno de R$40 mil na compra de um bom analisador específico, mais custos para compra de normas, treinamento técnico e outros custos para manter o analisador em dia.

Logo, para este caso o payback (tempo de retorno de investimento) seria de mais de 20 anos, e olha que nem inclui nessa conta os custos da hora técnica do profissional do hospital que se dedicaria à calibração.
 
Portanto, não seria viável financeiramente para este hospital absorver este procedimento de calibração.

Mas há casos em que, fazendo as mesmas contas acima, pode valer a pena para o hospital absorver o procedimento. Um exemplo típico é o procedimento de Análise de Segurança Elétrica. Como a maioria dos equipamentos em questão são eletromédicos, este teste é realizado muitas vezes por ano, o que pode representar viabilidade. 

Nos setores de Engenharia Clínica gerenciados pela EquipaCare, utilizamos o seguinte modelo para planejamento da Periodicidade e Responsabilidade de execução das calibrações:




DIVULGAÇÃO DO CRONOGRAMA DE CALIBRAÇÃO PARA OS SETORES






É importante que os setores do hospital cujos equipamentos receberão a calibração sejam avisados com antecedência das datas em se darão os procedimentos. Desta forma o setor poderá se programar para ficar sem o aparelho e já deixá-lo disponível na data combinada.
 
Portanto, é preciso elaborar e divulgar o Cronograma do Programa de Calibração. Seguem abaixo 04 dicas para ajudar você neste processo:

  • Programar as calibrações de equipamentos da mesma família ou de função similar para serem realizadas preferencialmente numa mesma “temporada”, pois como estes terão procedimento de calibração similar, haverá maior produtividade técnica cobri-los sequencialmente;

  •  Mesmo que a calibração seja executada por equipe terceirizada, é importante planejar a capacidade e disponibilidade da equipe do hospital de acompanhar os eventos em cada mês, ou seja, o programa não pode ter acumulado em um mesmo mês mais eventos do que a equipe é capaz de absorver;

  •  Além da lista de todos os equipamentos que serão calibrados, com as respectivas datas que deverão estar disponíveis, não se esqueça de indicar a sua localização (bloco, setor, sala, leito) para facilitar o trabalho de quem for executar;

  • Recomendamos ainda que o setor de engenharia clínica disponibilize uma cópia deste cronograma para cada setor envolvido e, preferencialmente, peça para que o responsável do setor assine o cronograma comprovando ciência e aprovação.

CONSIDERAÇÕES FINAIS


Para recapitularmos, os seguintes passos principais para o planejamento do programa de calibração são:

1.    Requisitos: inventário e manutenções preventivas em dia;
2.    Definição de quais tipos de equipamentos serão calibrados;
3.    Definição dos parâmetros a serem calibrados;
4.    Especificação das faixas a serem calibradas;
5.    Definição da periodicidade e responsabilidade de cada calibração;
6.    Divulgação do cronograma de calibração para os setores.

Seguindo os passos acima, temos certeza que os hospitais terão programas de calibração muito melhores e mais otimizados. Isto se reflete não somente na qualidade mas também no menor tempo de máquina parada.


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Associação Brasileira de Engenharia Clínica – ABEClin

A ABEClin, é uma pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos e de duração ilimitada. Foi estabelecida com o objetivo de incentivar, consolidar, integrar e qualificar os profissionais que atuam na área de Engenharia Clínica definindo-os da seguinte forma:

“O Engenheiro Clínico é o profissional que aplica as técnicas da engenharia no gerenciamento dos equipamentos de saúde com o objetivo de garantir a rastreabilidade, usabilidade, qualidade, eficácia, efetividade, segurança e desempenho destes equipamentos, no intuito de promover a segurança dos pacientes.”