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“QUEBROU - CHAMOU - PAGOU”



Muitos hospitais utilizam prestadores de manutenção avulsa para solucionar todo e qualquer problema de seu parque de equipamentos. Ok, ter alguma ajuda especializada é sempre útil, mas será que ser totalmente dependente de fornecedores externos é um bom negócio? Respondemos essa e outras perguntas neste novo post da EquipaCare.

O CENÁRIO ATUAL

Ultimamente é só sair de casa, abrir uma revista ou ligar a TV que a palavra “CRISE” está lá, estampada, repetitiva, para não deixar a gente esquecer que o cenário de negócios não está fácil e não vai melhorar tão cedo. 

Como dizem os mineiros: que prosa ruim né? Mas quem atua no mercado hospitalar não pode ignorar o fato que de 2014 para 2015 o dinheiro diminuiu e os custos aumentaram de forma desproporcional.

É certo que a valorização do Dólar frente ao Real tem sido um grande vilão para o aumento do índice que mede o Custo Médico e Hospitalar (VCMH), conhecido como Inflação Médica e que, em 2015, pode ultrapassar a faixa de 18%. Uau!

E como grande parte dos equipamentos médicos e dos componentes são importados, o aumento da cotação da moeda americana é diretamente proporcional à elevação dos custos de aquisição e manutenção hospitalar.

Para quem não leu o nosso último post: “O Paradoxo Tecnológico da Saúde na Gestão Hospitalar” saliento que temos falado bastante sobre a necessidade de se ter maior critério na aquisição de equipamentos médicos. 

Mas a alta dos custos de manutenção também se tornou tema de igual relevância para a gestão hospitalar.

Inclusive a ANAHP (Associação Nacional dos Hospitais Privado) publicou em seu relatório de 2015 (acesse por aqui) a informação de que as despesas com Manutenção e Assistência Técnica foram as que mais cresceram no comparativo de 2013 para 2014.  Cerca de 15,6% de aumento!

Fica claro, portanto, a necessidade de uma reflexão sobre quais práticas estão prejudicando o setor e, melhor ainda, quais ferramentas de gestão podem ser adotadas para maior controle desses custos.





UMA PRÁTICA QUESTIONÁVEL: QUEBROU, CHAMOU, PAGOU

Tem muito hospital por aí que utiliza prestadores de manutenção avulsa para solucionar todos os problemas de seu parque de equipamentos.


Essas instituições possuem pouquíssima ou nenhuma estrutura de gestão de seu parque de equipamentos médicos e, geralmente, a responsabilidade de buscar solução para os problemas do dia-a-dia fica nas costas da administração, enfermagem ou setor de compras.

Então, quando um equipamento quebra e especialmente se isso implica na paralisação do serviço médico prestado, é um ‘corre-corre’ para chamar o fornecedor de manutenção avulsa.

Vamos imaginar uma ocasião em que a quebra de um Bisturi Elétrico esteja interrompendo o funcionamento de toda uma sala cirúrgica do hospital.

É muito provável que um fornecedor externo seja imediatamente acionado para solucionar o problema, quer seja consertando no local ou levando para manutenção externa, ou ainda, deixando um backup alugado para não interromper as operações. 

E pela urgência para a aprovação, o hospital só vai saber o custo quando o serviço já está realizado. Desta forma, fica refém da situação e acaba pagando valores mais altos pelo serviço.

A situação acima relatada é muito comum nos hospitais brasileiros. Mas por que consideramos esta uma prática questionável? Vamos exercitar o pensamento crítico através dos seguintes questionamentos:

SOBRE A GESTÃO TECNOLÓGICA
•    A manutenção era realmente necessária ou tratava-se de erro do operador?
•    Por acaso o equipamento ainda estava em garantia?
•    O defeito relatado é o mesmo da vez passada? É retrabalho?
•    Quantos equipamentos deste tipo existem no hospital?
•    Quantos estão em funcionamento? Quantos estão em manutenção?
•    Quanto já foi gasto com manutenção neste mesmo equipamento (valor acumulado)? Será que está valendo a pena conserta-lo de novo?

SOBRE A GESTÃO DO SERVIÇO
•    Alguém do hospital acompanhou e checou se houve de fato a manutenção ou troca de peças?
•    Quanto tempo este equipamento ficou fora?
•    O problema foi totalmente ou parcialmente resolvido?
•    O preço pela manutenção é justo? Quanto foi cobrado da última vez que foi realizado serviço similar neste tipo de equipamento?

A busca pelas respostas acima são fundamentais para se conseguir reduzir os gastos com manutenção. E o melhor de tudo é que os resultados financeiros são obtidos com uma estrutura mínima de CONTROLE e GESTÃO.


FERRAMENTAS MÍNIMAS DE GESTÃO

É impressionante como a adoção de um mínimo de ferramentas de controle, permite reduzir ou mesmo evitar muitos gastos. E o mais interessante é que para conseguir isto não é preciso que o hospital disponha de profissional com grande conhecimento técnico.

Já vivenciamos caso em que a simples implantação de um software de gestão, sob uso de um técnico júnior treinado para opera-lo, foi suficiente para reduzir os custos com manutenção de equipamentos em mais de 20%.

Esta economia chama atenção pelo fato de ter sido obtida fundamentalmente pelo MAIOR CONTROLE DO PARQUE, já que o técnico inexperiente não tinha habilidade para efetuar ele mesmo os consertos.

É claro que o hospital que tem a possibilidade de implantar uma equipe técnica própria de alta resolutividade, consegue resultados ainda melhores - inclusive já escrevemos sobre isto no post sobre RESOLUTIVIDADE INTERNA.

Mas acredito que há uma inversão de prioridades na área de gestão em saúde. Pois, na minha visão, o mais importante é o SISTEMA DE CONTROLE, depois que vem a preocupação com a RESOLUTIVIDADE INTERNA.

Desta forma, o que propomos como “sistema mínimo de controle e gestão” do parque de equipamentos não tem como objetivo eliminar a relação com fornecedores de manutenção avulsa, mas sim, estabelecer critérios que irão garantir a perfeita relação entre cliente e fornecedor.

As ferramentas mínimas que sugerimos são:

•    Inventário de equipamentos: Deve possibilitar o controle de todo o seu parque de equipamentos, com informações como quantidade, marca, modelo, localização, número de série, garantia, etc;

•    Registro histórico das ocorrências: Consiste no registro de todos os eventos da vida útil do equipamento, desde a instalação, passando por todas as manutenções e revisões. É fundamental para que se possa gerenciar a qualidade dos produtos, dos serviços e dos custos associados.

Essas são as ferramentas mínimas de gestão, mas de nada adianta ter software que possibilite este controle, se as ocorrências não forem centralizadas em uma pessoa ou equipe responsável.

Então, é preciso implantar um Fluxo Padronizado de Manutenção Corretiva.


FLUXO PADRONIZADO DE MANUTENÇÃO CORRETIVA


É muito comum conhecermos hospitais em que os próprios responsáveis dos setores clínicos (UTI, Centro Cirúrgico, Imagem, etc) serem os responsáveis por entrar em contato com os fornecedores na necessidade de manutenção. Isto traz uma série de problemas e dificuldades de controle.

Logo, para que seja possível implantar as ferramentas de controle e gestão citadas acima, é preciso antes centralizar os chamados e demandas num profissional ou equipe responsável.

Segue abaixo uma sugestão de fluxo que centraliza os chamados e garante a aplicação das ferramentas mínimas de controle e gestão:





A obediência deste fluxo garante análise crítica na tratativa da manutenção e afasta do fornecedor externo a incumbência de resolver problemas que na verdade nem se caracterizam como manutenção corretiva, tais como erros de operação, problemas de infraestrutura, entre outros.

INFOGRÁFICO RESUMO


Para os hospitais que ainda não possuem nenhuma ferramenta de controle e gestão de equipamentos implantada, segue abaixo um infográfico que compara os dois cenários, com e sem “Gestão Interna” de manutenção.







•    CENÁRIO SEM GESTÃO INTERNA: Como não há controle nem do inventário, nem das ocorrências, a instituição fica a mercê das intenções dos fornecedores externos. E mesmo que sejam bons parceiros, há um conflito de interesses nesta relação, pois como o core business desses fornecedores é a manutenção em si, para eles quanto mais equipamentos quebrarem, melhor para o negócio. E esse aspecto é o principal responsável pelos gastos que poderiam ser evitados.

•    CENÁRIO COM GESTÃO INTERNA: Quando a instituição opta por implantar uma estrutura de gestão e controle - mesmo que mínima - o principal objetivo passa a ser aumentar o nível de disponibilidade do parque pela redução do índice de quebras. Então, mesmo que se mantenha quase toda a manutenção realizada por prestadores externos, o viés agora será evitar a falha.





CONCLUSÃO

Em geral, os Hospitais que não possuem serviço de engenharia clínica, e que também não possuem nenhum sistema interno de gestão e controle, alegam como principal impedimento para sua implantação a impossibilidade de elevar seus gastos fixos. 

Mas o que percebemos é que nesses hospitais os gastos variáveis (mas constantes) com manutenções externas avulsas podem ser ainda mais elevados.

Citamos no início deste post que o momento econômico atual nos impõe rever quais práticas são prejudiciais para o negócio e quais ferramentas de gestão e controle devem ser adotadas para a redução dos custos.

Por isto mesmo que a CRISE também tem um lado positivo: ao mesmo tempo que ela exige das instituições o maior direcionamento do foco para o que realmente interessa - cortando excessos e até fazendo sacrifícios - também pode ser usada sabiamente para preparar e fortalecer o negócio.

Com esta visão, nos próximos posts abordaremos os passos para implantação de Programa de Gestão de Equipamentos Médicos de Excelência, trazendo sugestões de procedimentos bem como ferramentas úteis para todos aqueles que, como nós da EquipaCare, acreditam que a CRISE é também OPORTUNIDADE para buscar a melhoria.


Por Guilherme Xavier


Feira Hospitalar: Nosso associado Arkmeds




Reservem a Agenda: “I Fórum de Gestão de Infraestrutura Hospitalar”




Congresso Brasileiro de Manutenção




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Primeiro Simpósio de Eletrocirurgia para Engenharia Clínica




Ranking dos melhores hospitais da América Latina




Associação Brasileira de Engenharia Clínica – ABEClin

A ABEClin, é uma pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos e de duração ilimitada. Foi estabelecida com o objetivo de incentivar, consolidar, integrar e qualificar os profissionais que atuam na área de Engenharia Clínica definindo-os da seguinte forma:

“O Engenheiro Clínico é o profissional que aplica as técnicas da engenharia no gerenciamento dos equipamentos de saúde com o objetivo de garantir a rastreabilidade, usabilidade, qualidade, eficácia, efetividade, segurança e desempenho destes equipamentos, no intuito de promover a segurança dos pacientes.”