A segurança dos pacientes e usuários, a qualidade no atendimento e a maior disponibilidade dos equipamentos de saúde são importantes objetivos dos programas acreditação e, portanto, preocupação constante dos auditores.
Desta forma, o estabelecimento de planos de manutenção preventiva, planos de contingência e rotinas de inspeção são necessários para alcançar estas metas, mas a inclusão indiscriminada de todos os equipamentos nestes planos seria inviável para a instituição.
Portanto, é preciso desenvolver uma metodologia que estabeleça a prioridade para a inclusão dos equipamentos de saúde em tais programas. Esta metodologia deve ser submetida à gerência médica e administrativa de forma a priorizar os equipamentos considerados críticos para a segurança dos pacientes e de interesse estratégico da instituição.
Em nossas operações, os equipamentos são classificados de acordo com os seguintes fatores: (A) Função; (B) Risco físico ao paciente ou ao operador e; (C) Grau de Importância ABC.
“Função” define a finalidade ou aplicação da tecnologia para assistência médica. Assim, teríamos equipamentos de Diagnóstico, Suporte a vida, Terapia, dentro outros. Já “Risco Físico” define qual o possível dano causado em caso de falha do equipamento, que pode ser de “nenhum risco” até “risco de morte”. Por fim, “Grau de Importância ABC” vem da clássica metodologia de Pareto para classificações de informações, e nos permite considerar o quanto aquele item é estratégico operacional ou financeiramente para a instituição.
Para cada fator é associada uma pontuação que é somada para chegar ao valor “C” de CRITICIDADE, sendo:
C = F + RF + ABC
Criticidade = Função + Risco Físico + Grau de Importância ABC
A partir do valor de criticidade definimos uma “nota de corte” para os equipamentos de forma que aqueles que tiverem valor igual ou acima desta nota serão incluídos ou não nos programas de manutenção programada, e serão priorizados nos atendimentos corretivos. A criticidade também é considerada para o estabelecimento da periodicidade das preventivas.
Vale comentar que, independente da classificação de criticidade, devem ser respeitadas as determinações legais para itens cujo controle metrológico ou validação seja obrigatório, por exemplo, itens fiscalizados pelo IPEM como esfigmomanômetros e balanças.
3 - PLANO DE MANUTENÇÕES PROGRAMADAS
A partir da definição dos equipamentos mais críticos, um Programa de Manutenção Programada poderá ser criado. Nós aqui tratamos este programa como quatro grandes processos dentro da Engenharia Clínica que são: (A) a Manutenção Preventiva, (B) as Rotinas de Inspeção, (C) a Segurança Elétrica e (D) a Calibração.
Ainda na fase de planejamento do programa, deverão ser definidas para cada equipamento e processo quais serão as periocidades (frequência de realização) e responsabilidades de execução, ou seja, se será realizada pela equipe interna, por força de contrato contínuo ou ainda contratada de forma avulsa.
Segue abaixo um exemplo de macroplanejamento das manutenções programadas envolvendo as manutenções preventivas e calibrações.
4 - HISTÓRICO DAS MANUTENÇÕES DOS EQUIPAMENTOS
Todas os eventos associados à vida útil dos equipamentos, desde a instalação até o descarte por obsolescência, devem ser documentados de forma organizada, formando assim um histórico. Isto é algo que com certeza o auditor irá lhe questionar e querer ver.
Naturalmente que a melhor forma de fazer isto é utilizar um software de gestão especializado - o mesmo utilizado para cadastro do inventário – onde todos os eventos ocorridos são registrados na forma de Ordens e Serviço: instalação, treinamento, corretivas, preventivas, trocas de peças, atualizações, etc, são exemplos de eventos que devem ser associados ao equipamento em questão.
Com uso de filtros de seleção, o gestor poderá buscar qualquer informação gerencial associada ao parque e, quando em visita de acreditação, apresentar rapidamente ao Auditor.
5 - PLANO DE CONTINGÊNCIA
Outro ponto bastante observado pelos auditores é quanto ao planejamento para contornar situações imprevistas, ou seja, o Plano de Contingência.
Já ouviu a expressão “Se der errado tenho um Plano B”? Pois então, estabelecer o Plano de Contingência nada mais é do que já deixar organizado o que fazer para contornar da forma mais rápida possível eventos inesperados ou circunstâncias remotas indesejáveis. São exemplos de circunstâncias remotas indesejáveis:
Equipamento crítico quebrar e todos os outros estarem em uso;
Mais de um, ou alguns equipamentos do mesmo tipo estarem quebrados ao mesmo tempo;
Ocorrência de catástrofe ou epidemia tendo o hospital que lidar com inesperado e excessivo número de pacientes faltando equipamentos para o atendimento.
Por isto é muito importante que a Engenharia Clínica estabeleça com o supervisor de cada setor clínico qual será o plano de ação em caso de imprevistos como acima.
O que fazemos aqui na EquipaCare é localizar - para cada setor - quais os principais equipamentos utilizando para isto a metodologia de priorização (ver tópico 2). Logo após, mapear para cada item quais são as Alternativas Internas - como backups e outros setores que possam emprestar - e quais são as Alternativas Externas - como hospitais parceiros e contatos de empresas fornecedoras - que possam alugar ou até mesmo emprestar equipamentos sobressalentes.
Segue abaixo um modelo simples de Plano de Contingência, mostrando como se mapeia alternativas internas e externas para um dado equipamento crítico.
6 – PROCESSO PARA INCORPORAÇÃO TECNOLÓGICA
O auditor do programa de acreditação também perguntará qual é o papel da Engenharia Clínica nos processos de incorporação tecnológica. Vale esclarecer que o termo “incorporação”, não se refere somente à aquisição/compra, mas também às modalidades de comodato, aluguel ou leasing.
O que o auditor está realmente querendo saber, é se há no hospital uma fluxo padronizado, que permite manter a qualidade do que se é incorporado, pela avaliação de critérios técnicos (o que garante a segurança) e financeiros (o que garante a sustentabilidade).
O papel da Engenharia Clínica dentro do fluxo de aquisição pode ser evidenciado para o auditor através dos seguintes documentos:
Fluxo mapeado, apresentando o papel de cada parte envolvida: setor solicitante, gestor que aprova, setor de compras, engenharia clínica, financeiro, patrimônio ou almoxarifado, etc. Este fluxo deve ser homologado com o Setor de Qualidade em um POP – Procedimento Operacional Padrão;
Relatórios de comparação técnica e financeira entre equipamentos, comprovando para o auditor que são feitos estudos para seleção da melhor opção para instituição;
Outras evidências (como e-mails, orçamentos) da participação da engenharia clínica nos processos de incorporação.
7 - INDICADORES DE GESTÃO
O levantamento de indicadores é de fundamental importância para a monitoração do desempenho do serviço de engenharia clínica. Com esses dados será possível detectar e mitigar problemas operacionais ou processuais e estabelecer metas para que exista a cultura de melhoria contínua.
É algo tão importante para gestão, que certamente será verificado pelos auditores. Como exemplos de indicares imprescindíveis podemos citar:
Tempo de atendimento aos chamados para manutenção corretiva;
Percentual de cumprimento das manutenções programadas;
Número de ordens de serviços solicitadas e finalizadas no período;
Percentual de uptime dos equipamentos de imagem, dentre outros.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os 07 tópicos acima são apenas parte do que é exigido em programas de acreditação. Mas conforme já esclareci na introdução deste artigo, minha intenção era apresentar quais são as exigências que pela minha experiência mais são cobradas pelos auditores.
Existem ainda outros requisitos importantes, como evidenciar as ações de educação continuada (treinamento), apresentar método de qualificação e avaliação de fornecedores, bem como estabelecer fluxo para descarte e alienação de equipamentos, etc.
O conjunto completo de normas que rege um Setor de Engenharia Clínica de excelência - tal qual exigido pelas organizações acreditadoras e pela ANVISA – forma o PGEQS – Programa de Gerenciamento de Equipamentos de Saúde.
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