Num belo dia, a chefe do Setor de Compras do hospital, Sra. Carmen Oliveira recebeu a seguinte solicitação: “Comprar Aparelho de Anestesia. Solicitante - Dr. João Aragão (ps.: nomes fictícios)”.
É a primeira vez que a Carmen recebe uma solicitação dessa, e não faz a menor ideia de quais marcas vendem, ou quais requisitos importam na compra desse aparelho. Como de costume, em situações como essa procura o solicitante para perguntar o que ele quer: - “Preciso de um aparelho da marca “A”, modelo “xy”.
Com esta indicação, Carmen procura na internet as especificações do mesmo equipamento e elabora uma carta convite (ou edital), com as informações que achou no próprio catálogo digital do modelo indicado. Após cotação, recebe as mais distintas propostas e contará com apoio do corpo clínico e do próprio solicitante para indicar “esse é bom”, “esse não é bom”, “esse também atende”. Feita a negociação, comprará o equipamento que melhor atender o solicitante dentro da capacidade de investimento.
Nada mal: compra realizada, solicitante satisfeito, missão cumprida.
Mas será que a indicação do médico era a mais adequada economicamente para o hospital? Pode ser que seja um modelo “padrão TOP” para uma necessidade que atenderia um modelo “padrão Resolutivo”. Será que as experiências anteriores daquele médico com determinada marca A (“boa”) ou B (“ruim”) refletem a realidade? Veja que se você perguntar para um taxista que tem carro Fiat o que ele acha da marca ouvirá opinião diferente de outro que tenha um carro Ford.
Acontece que os desafios econômicos do Setor de Saúde nos impõem uma nova postura sobre a incorporação de tecnologias médicas. Cada novo equipamento comprado pelo hospital irá gerar novos custos operacionais anuais equivalentes a 10% do seu valor de aquisição. Isto tem pesado muito (e cada vez mais) na sustentabilidade das instituições.
Tendo isto em mente, preparei importantes dicas que vão te ajudar a ser um “NINJA” na aquisição de equipamentos médicos:
1) ANTES DE COMPRAR:
É muito importante que o Hospital tenha um Comitê de Incorporação com equipe multidisciplinar. Podem participar gestores médicos ou enfermeiros, setor de qualidade, CCIH, enfim, quem o hospital julgar interessante para agregar diferentes visões sobre o processo. Contudo, ao menos 03 pontos de vista precisam estar presentes neste comitê:
a) A visão médica – entendem melhor quais benefícios trarão maior resolutividade para o cuidado ao paciente, podem testar o aparelho em demonstração e podem dar referência sobre as marcas e buscar com colegas médicos outras referências comerciais;
b) A visão financeira – são menos influenciados por “marcas e marketing”, podem definir a melhor forma de pagamento e condições de fornecimento para a negociação;
c) A visão da engenharia – tem melhor formação para parametrizar e comparar dados técnicos, podem avaliar a robustez construtiva e os custos de operação/manutenção.
Assumindo que o Fluxo de Incorporação Tecnológica do hospital já está definido e padronizado em um POP (Procedimento Operacional Padrão), já sabemos quem irá especificar, cotar, comparar, negociar e aprovar a compra.
2) DOCUMENTOS PARA COTAÇÃO
O melhor método que conheço para cotação de equipamentos, é o do RDP e RDI.
O RDP (requisição de proposta) determina a especificação e condições de fornecimento desejadas para cada equipamento (como um edital). Permite obter das empresas fornecedoras propostas equalizadas.
Já os questionários RDI (requisição de informação) são preparados em forma de planilha, que depois de preenchidos por cada concorrente, permitem rápida detecção de diferenças otimizando o processo de comparação técnica.
Já viu como uma proposta de venda de Ressonância Magnética tem 50 páginas? É muito mais fácil comparar as propostas planilhadas, uma coluna em frente da outra , do que ficar “catando milho” buscando informações técnicas nas mais diferentes propostas.
A grande facilidade deste método é que você não precisa definir todos os detalhes na especificação do RDP, pois pode perguntar tudo o que quiser no RDI. Ou seja, se no catálogo do fornecedor “A” estiver escrito que ele faz determinada função, é só você acrescentar no RDI a pergunta para saber se os fornecedores “B” e “C” também têm ou não aquele benefício, e vice versa.
Contudo, o mais importante é que você pode acrescentar no RDI perguntas sobre instalação, treinamento, manutenção e insumos. Tendo essas informações será possível fazer uma análise comparativa “ninja” sobre cada proposta.
3) COMPARAÇÃO PELO CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE
Com os RDIs preenchidos por cada fornecedor e já tendo montada a planilha com uma proposta na frente da outra (nas colunas) ficará muito mais fácil de fazer a análise comparativa.
Eu costumo ir marcando com cores o que é vantagem e desvantagem para ficar mais visual, por exemplo Azul = Vantagem, Amarelo = Desvantagem, Vermelho = Atenção. Também acrescento uma coluna na frente com meus próprios comentários.
Se o RDI estiver bastante completo, e contiver as informações sobre os custos operacionais relacionados, você poderá apresentar para Administração do hospital um comparativo não somente dos valores de aquisição, mas do Custo Total de Propriedade (CTP) de cada opção concorrente.
Cada equipamento tem suas peculiaridades, mas de uma forma em geral, lembre-se de verificar os custos de: contrato de manutenção, peças não cobertas pela modalidade do contrato, consumo de água, energia, gases, acessórios e insumos, se houverem.
Eu gosto de apresentar para diretoria um CTP em formato gráfico com curva comparativa pelo período de 10 anos. Quanto mais visual, melhor para análise.
4) PREPARANDO A NEGOCIAÇÃO
Antes da negociação, é importante enviar para cada fornecedor uma Carta de Pré-negociação (ou Carta de Equalização) já informando quais itens precisam ser acrescentados, quais opcionais podem ser retirados e quais condições não atendidas devem ser contempladas. É importante que as propostas estejam bem equalizadas para que haja justiça no processo de concorrência.
Dependendo do caso, você já pode desclassificar alguns dos fornecedores nesta etapa, deixando para negociar somente com aqueles considerados finalistas, ou capazes de atender as premissas técnicas e orçamentárias.
A principal dica que deixo para o momento da negociação é para você se preparar utilizando o comparativo do Custo Total de Propriedade. Deixe os fornecedores saberem quais parâmetros você considerou na sua análise e busque compensações que gerem o melhor resultado no longo prazo.
Por exemplo: se um aparelho tem maior consumo elétrico, o fornecedor pode compensar reduzindo a proposta do contrato de manutenção; Se o valor de manutenção não estiver tão agressivo, talvez a empresa possa compensar com maior desconto na aquisição, ou ampliando a garantia ou dando desconto nos insumos, etc.
5) APÓS A NEGOCIAÇÃO
Após a escolha do fornecedor, é fortemente indicado que se registre todo o processo de aquisição em um Relatório Técnico.
Primeiro porque a boa administração e as organizações de acreditação pedem que se formalize e documente os processos de aquisição. Segundo, porque uma das premissas para a boa governança coorporativa é a transparência e a prestação de contas.
Logo, o relatório não somente registra todas as propostas que concorreram, como também justifica a escolha com os critérios de seleção empregados.
Ele também resguarda a administração do hospital e especificamente os compradores de qualquer crítica futura: se algum usuário questionar a escolha, há registro de que foram seguidos critérios objetivos visando o melhor custo-benefício para o hospital.
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